Portrait Author

Interne E-Mail-Kommunikation: Wie oft muss man sich lieb grüssen?

Vor Kurzem bin ich über einen interessanten Artikel gestolpert. Darin ging es um die Richtlinien, die der Facebook-Konzern Meta für die interne E-Mail-Kommunikation mit seinen Mitarbeitenden festgelegt hat. Laut diesen gilt, dass bei internen E-Mails die Anrede sowie die Grussformel am Schluss konsequent wegzulassen sind. Das hat – laut Meta – jedoch keineswegs etwas mit Unhöflichkeit oder Respektlosigkeit zu tun und wird von den Mitarbeitenden auch nicht so wahrgenommen. Es dient lediglich der Zeitersparnis und gehört zur modernen Firmenkultur. Bedenkt man, dass der Grosskonzern über 70.000 Mitarbeitende beschäftigt, dann muss die interne Kommunikation bestmöglich funktionieren. Bedenkt man weiterhin, dass es bei Meta sehr wahrscheinlich ist, um die hundert interne E-Mails pro Tag zu verschicken, dann kann man diese Regelung sogar als Form der Wertschätzung der eigenen Zeit sehen.

Sekunden, die sich akkumulieren

Aus Neugierde, wie viel Zeitersparnis das Weglassen weniger Wörter wirklich bringt, habe ich nun den Test gemacht. Mit der Stoppuhr neben mir öffnete ich eine neue E-Mail und tippte «Hallo Frau Meta, Liebe Grüsse Nine» hinein. Dafür brauchte ich rund acht Sekunden. Das klingt nicht nach viel, doch verschickt man hundert E-Mails am Tag, würde man ganze 13 Minuten allein für das Tippen von Anreden und Grussformeln aufwenden. Auf die Woche gerechnet macht das etwa eine Stunde und auf den Monat gerechnet sind das ganze vier Stunden. Verrückt, nicht wahr? Das Unternehmen scheint hier also ganz dem Motto «Zeit ist kostbar» zu folgen. Vier Stunden im Monat lassen sich definitiv besser nutzen als Kollegen und Kolleginnen in E-Mails zu begrüssen und zu verabschieden.

Und wie ist es bei einer kleinen Firma wie unserer?

Wir bei bom! haben natürlich eine sehr überschaubare Anzahl Teammitglieder. Doch selbst da bedarf es interner E-Mail-Kommunikation. Inspiriert von der Firmenkultur und den Richtlinien von Meta, könnten wir diese auch mal überdenken und optimieren, dachte ich mir. Ich fand es beispielsweise schon immer Nonsens, sich jedes Mal aufs Neue lieb zu grüssen, wenn man sich mehrere E-Mails hin- und herschreibt. Ich sag schliesslich auch nicht jedes Mal «Hallo», wenn ich zum fünften Mal ins Büro meines Kollegen nebenan gehe, um etwas zum Projekt abzuklären. Noch alberner wäre es, wenn ich den Raum jedes Mal mit den Worten «Liebe Grüsse Nine» verlassen würde.

Uneinigkeit im E-Mail-Knigge-Dschungel

Doch gibt es eine allgemeingültige Regel bezüglich Anrede und Grussformel? Im E-Mail-Knigge vom GQ-Magazinheisst es dazu: «Bei 50 Mails und mehr am Tag verliert man schnell den Überblick. Trotzdem gilt auch in der schriftlichen Kommunikation ein Mindestmass an Höflichkeit. Deshalb: Verzichten Sie nicht auf Anrede und auf eine Grussformel.» Laut meiner Recherche sind sich darüber die meisten E-Mail Knigge, die man online findet, einig. Doch wie sieht es bei mehrmaligem E-Mail-Austausch zweier Personen aus? Das GQ-Magazin fügt hier hinzu: «Etwas anders verhält es sich allerdings, wenn Sie mehrere Mails hin- und herschreiben. Nach einigen Mails in Folge, auf die Sie direkt antworten, ist es in Ordnung, auf Anrede und Grussformel zu verzichten.» Die meisten sprechen diesen Fall jedoch gar nicht erst an.

Auch wenn der E-Mail-Knigge des GQ-Magazins keine allgemeine Gültigkeit hat, so bringt er es doch ziemlich gut auf den Punkt. Viele dieser Richtlinien haben sich über die Jahrzehnte eingebürgert, über andere herrscht seit jeher eine Art stille Unwissenheit und am Ende kann es sowieso jedes Unternehmen nach eigenem Stil machen.

Mit dieser Erkenntnis und dem abschreckenden Fakt der sich summierenden acht Sekunden im Kopf, habe ich mir einige Richtlinien überlegt, die zur bom!-Firmenkultur passen. Wir kommen zwar nicht mal ansatzweise auf so viele intern verschickte E-Mails, doch wie gesagt: Zeit ist kostbar.

Unsere bom!ben-Guidelines für interne E-Mail-Kommunikation im Team:

  • Sich immer wieder fragen: Muss ich dafür jetzt wirklich eine E-Mail an die Kollegin oder den Kollegen schicken oder kann ich auch kurz meine Beine vertreten, an ihrem oder seinen Büro vorbeischauen und es mündlich mitteilen?
  • Wenn diejenigen, die miteinander via E-Mail kommunizieren, beide im Büro anwesend sind, braucht es in den E-Mails keine Begrüssung oder Verabschiedung. Es kann direkt so begonnen werden: «Nine, hier die restlichen Infos…» Und ein einfacher Smiley am Ende wäre doch herzig. ????
  • Ist die Person, der man schreibt, jedoch im Homeoffice oder hat frei, ist die Begrüssung zu Beginn der E-Mail-Kommunikation gern gesehen. Es muss auch nicht förmlich sein. Kreativität ist erwünscht. Statt «Liebe Maja» kann es auch ein «Happy Day, Maja» sein.
  • Die Abkürzungen AR (Action required) und FYI (For your interest) zu Beginn der Betreffzeile erleichtern das Verständnis und zeigt dem Empfangenden schnell, ob eine Aktion oder Reaktion auf die E-Mail erforderlich ist oder nicht.
  • Anhänge, die selbsterklärend sind, weil die andere Person darauf gewartet hat, brauchen lediglich einen Betreff mit den Worten «Hier das Dokument XY» Denn: Auch das Nicht-lesen-müssen von unnötigen Erklärungen spart Zeit.
  • Sätze in Grossbuchstaben mit duusig Ausrufezeichen sind AUF JEDEN FALL ZU UNTERLASSEN!!! Das texterische Anschreien hilft der Dringlichkeit einer Aufgabe auch nicht auf die Sprünge, sondern wirkt nur passiv-aggressiv.

Fazit: Wenn wir öfters auf die Begrüssungs- und Verabschiedungsformeln in der internen E-Mail-Kommunikation verzichten, können wir uns einige freie acht-Sekunden-Zeiträume schaffen. Doch was kann man schon innerhalb von acht Sekunden machen, fragen Sie sich vielleicht. Allerhand Dinge, die gut tun und die manchmal im Büroalltag vergessen werden, wie zum Beispiel:

Wasser trinken, Fenster aufmachen, sich strecken, Schuhe binden, Brille putzen, Hände eincremen, Stifte verräumen, Tabs schliessen, etwas snacken und zu guter Letzt: eifach emol dureschnufe.

PS: Wertschätzung gegenüber dem Team kann man im Büroalltag auf so viele andere Arten zeigen: Danke, Lächeln, Kompliment, Kuchen, Witz, … Und das «Guete Morge» am Morgen und das «Tschau zäme, e schöne fyrobe» sind sowieso selbstverständlich in unserem Büro.